Workflow o Warflow: los flujos en guerra?
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Siempre que en este mundo nuestro de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones brota como de la nada un nuevo término, una nueva herramienta o una nueva tecnología, sistemáticamente se habla del incremento de la productividad, de la mejora de las organizaciones, de la maximización del retorno de la inversión, de la mayor integración o de la rápida adaptación a los cambios que ofrece como una panacea la recién llegada. Pero la realidad parece ser más bien otra y es que en el salto de los esquemas formales, los que maneja la ingeniería informática, a los esquemas de negocio, en los que se desarrolla el día a día de las empresas, se pierde (o se gana) gran parte del formalismo, escapándose su rigidez como el agua de una cesta. Surgen en el negocio nuevos parámetros no contemplados en el laboratorio y el resultado es que, si bien se da un avance efectivo y una evolución real, con la incorporación de las nuevas técnicas no siempre se logra el aumento prometido de la productividad.
Sin pretender dar una visión escéptica de aquello en lo que nosotros mismos trabajamos y vamos propugnando, hay que reconocer que el 'Workflow' no es la solución definitiva de las empresas, porque en realidad no hay solución definitiva para las empresas. Si analizamos los factores que han convertido a algunas compañías en los más plus de las estrellas de su firmamento, probablemente lleguemos a la conclusión de que ellas no han sido pioneras en la incorporación de novísimas herramientas. Puede ser, eso sí, que hayan inventado la propia herramienta que los demás se esforzarán en implementar o que hayan tenido sencillamente la suerte de estar en el lugar adecuado en el momento oportuno.
Dejando a un lado esas 'afortunadas' empresas tocadas por la gracia de la oportunidad, es evidente que las organizaciones necesitan ser competitivas en un mundo vertiginosamente cambiante, necesitan que la información (oro en forma de bits) fluya cruzando las arterias de la empresa y se enriquezca creciendo desde su origen hasta su destino. Este fluir 'enrutado' en el que los elementos de la corporación, de acuerdo con sus permisos, van incluyendo sus aportaciones de un modo incremental y controlado, es el núcleo básico del 'workflow'.
Hay otro conjunto de características que no se deben olvidar en los sistemas de 'workflow' y que nos irán comentando los autores a lo largo del presente monográfico. En este sentido se nos hablará de diseñadores de flujos, del motor de 'Workflow', de las funciones de soporte gráfico, del control de colas de trabajo, de la monitorización, de las facilidades de auditoría o de la posibilidad de simulación para optimizar tiempos de resolución de problemas y expedientes.
Tal y como están actualmente diseñadas las organizaciones y dada la fiebre desatada en torno a las aplicaciones de 'workflow', cualquier usuario (de acuerdo con su 'rol' y sus permisos) puede en un momento determinado diseñar flujos de trabajo y lanzarlos a la comunidad. Habrá que preocuparse de estructurar cuidadosamente los procesos para evitar una guerra incontrolada de flujos y el caos.
En un momento en que todo el mundo habla de 'workflow', todas las empresas han diseñado o distribuyen productos para flujo de trabajos y todos los usuarios quieren tener productos de 'workflow', al objeto de intentar encauzar las decisiones, o más modestamente, para provocar una 'brain storming' de la que surja alguna luz, se ha planificado este número monográfico.
La visión ha sido eminentemente práctica; los artículos se han estructurado en cuatro grandes apartados. El primero de ellos es la visión 'oficialista' de la Administración Pública española, integrada por el recientísimo documento ESTROFA (ESpeci-ficaciones para el TRatamientO de Flujos Administrativos automatizados), elaborado por el grupo de trabajo 'ad hoc' ESTROFA, dependiente del Consejo Superior de Informática (CSI) y aprobado por ese organismo en diciembre de 1995. Las especificaciones han entrado en vigor el día 1 de febrero de 1996, momento a partir del que las empresas están ya solicitando la certificación ESTROFA para ofertar sus productos 'workflow' dentro de la Administración. El documento incluye, además de un glosario, un conjunto de requisitos generales relacionados con el mundo de los sistemas abiertos, en concreto con ATRIO (Almacenamiento, Tratamiento y Recuperación de Información de Oficinas), (cuyas especifica-ciones se aprobaron con anterioridad por el CSI y vienen siendo el esquema de homologación para la Administración de las aplicaciones ofimáticas del entorno descrito), y una serie de requisitos específicos de 'workflow' relativos al entorno de modelado y diseño, al entorno de administración, supervisión y simulación y relativos al entorno de ejecución y de usuario final.
El segundo es la perspectiva de la Workflow Management Coalition (WfMC), asociación internacional en la que participan suministradores, distribuidores, usuarios y representantes del mundo de la universidad y la investigación.
El tercero lo constituye la aportación de los profesores A. Guevara, A. Aguayo y J. Falgueras de la Universidad de Málaga sobre el Trabajo Cooperativo asistido por Computador, que trata no sólo de 'Workflow', sino también de 'Groupware'; y el cuarto y último bloque es un grupo de 7 aportaciones muy pragmáticas pertenecientes a portavoces de distintas empresas estadounidenses (2), europeas (1) y españolas (4), todas ellas desarrolladoras de productos 'workflow'.
Los trabajos de este apartado final van desde las panorámicas más generales de introducción (Workflow y su problemática, Workflow: qué, para qué y porqué y La gestión del cambio: implementando el proceso) hasta estudios que se centran en un aspecto específico y concreto dentro del gran abanico de posibilidades que nos ofrecen las herramientas de flujo de trabajo (Sobre la viabilidad de productos europeos de workflow, Flujos de trabajo distribuidos, De la Gestión Documental a la Gestión Integral de Expedientes y El 'workflow' como parte del trabajo en grupo).
El monográfico se ha planteado para que el usuario pueda elegir. Se pone a su disposición el esquema público español para la homologación de productos de Workflow; las especificaciones de una asociación internacional que tiene la vocación de constituirse en el normalizador internacional 'oficial' en materia de gestión de flujos de trabajo; una visión desde la universidad española y los diferentes puntos de vista de un conjunto significativo de empresas. Se ha pretendido que las aportaciones no tengan un carácter comercial.
El elenco de posibilidades es amplio y multidireccional. Hay donde aprender. Finalmente, se añade a continuación la referencia de una serie de documentos: libros, informes de consultoras y artículos de revistas especializadas para quien quiera seguir profundizando.
Horst Bliedung.Workflow Management. Dialog. Febrero, 1994.
R. Casonato. Workflow Systems: The top trends. Mayo 1994.
R. Casonato. Workflow system selection: Key Questions. OIS. Gartner Group. Julio, 1994.
R. Casonato. Do Workflow Development Tools Matter? OIS. GG. Enero, 1995.
R. Casonato. C/S vendors and Workflow. OIS.GG. Febrero, 1995.
R. Casonato. E-Forms and Workflow. OIS. GG. Abril, 1995.
M. Howard, D. Tunick. Work management: Workflow Technology grows up. OIS. Gartner Group. Julio, 1994.
Stef Joosten y otros. An empirical study about the practice of Workflow Management. 1994.
Thomas M. Koulopoulos. The Wokflow imperative. Delphi Consulting Group.1994.
Ronni Marshak. Workflow Workbook. Ronni Marshak's tips on how to evaluate workflow products. Patricia Seybold Group.
Nathan J. Muller. Planning for Document Imaging System. Auerbach Publications. 1993.
Thornton A. Ray. Conozca las herramientas de flujo de trabajo. Binary. Octubre, 1994.
Lee Thé. Adentrarse en el flujo de trabajo. Datamation. Enero. 1995.
Workflow's 94 proceedings. Edited by Layna Fisher. Boston. 1994.
The workflow paradigm. Edited by Thomas E. White & Layna Fisher. 1994.
WFM Coalition Reference Model. WfMC. 1993.
Application Programming Interface and WAPI Naming Conventions. WfMC. Nov. 1995.
Especificaciones para el Tratamiento de Flujos Automatizados (ESTROFA) (vigente desde el 1 de febrero de 1996)
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En efecto, no nos encontramos ante un sistema como SICRES o el seguimiento de expedientes administrativos que son aplicaciones cerradas, con una definición de la mayoría de sus tablas, sino ante una enumeración de requisitos que deberán cumplir los productos candidatos a la homologación ESTROFA. Cumplidos dichos requisitos mínimos, podrá existir una variedad importante de sistemas ESTROFA que ofrezcan soluciones diferentes a los mismos objetivos.
Esto quiere decir que ESTROFA es algo más que un módulo de ATRIO, algo más que una aplicación cerrada. Basándose en ATRIO y utilizando sus herramientas, ESTROFA define un marco conceptual en el que podrán encajar diferentes sistemas de control de flujos de tareas. ESTROFA, en consecuencia, es más una nueva capa de ATRIO que un módulo concreto.
Hecha esta imprescindible advertencia, conviene hacer notar que la relativa novedad de la materia exige actuar con cierta cautela. No existen conceptos unánimamente aceptados, la terminología es confusa y dudosa y, desde luego, la normali-zación está en sus comienzos.
Los redactores de ESTROFA han tenido muy en cuenta las iniciativas internacionales en la materia (por ejemplo, los principios de la Workflow Management Coalition) y las opiniones de los principales desarrolladores españoles.
El esfuerzo mayor se ha centrado en precisar la terminología que debe ser aplicada para construir un marco que permita distinguir y homologar los sistemas de verdadero control de flujos de tareas, respecto a una multitud de aplicaciones de distinta naturaleza que aparecen cada día en el mercado.
De forma consciente se ha evitado introducir en las especificaciones ESTROFA una referencia expresa a la intercomunicabilidad o interoperabilidad de los sistemas que en el futuro se homologuen como tal. Sin embargo parece claro que el objetivo último de construir un modelo de referencia con una terminología común y unas características básicas similares es conseguir dicha interoperabilidad en un mayor o menor grado. Las futuras versiones de ESTROFA deberán tener muy en cuenta este objetivo último para, en la medida de lo posible, ir introduciendo criterios de interoperabilidad de los distintos sistemas de 'Workflow'.
- fecha concreta: la fecha en que se ha realizado o debe realizarse una tarea.
- fecha límite: la fecha antes o después de la cual debe realizarse una tarea.
- espacio de tiempo: período comprendido entre dos fechas.
- fecha recurrente: fecha -primero de mes, lunes de cada semana, etc.- en la que debe realizarse una tarea, bien en dicha fecha o antes o después de ella.
Producto modular que integre distintas herramientas que puedan ser adquiridas tanto de modo independiente como globalmente, de acuerdo con las necesidades de los distintos organismos.
Contemplar la conexión con los módulos ATRIO.
El sistema permitirá la realización de todos los apartados incluidos en cada uno de los tres entornos que se indican a continuación:
Asimismo el sistema dispondrá de las siguientes funciones.
- Funciones de Flexibilidad para tratar procesos reglamentados con flujograma definido y procesos abiertos o no reglamentados. El flujo se definirá una vez creadas la tarea, el proceso y las reglas aplicables, y tendrá su reflejo en un flujograma. Se entiende por flujograma la representación gráfica del flujo del trabajo, y según las dimensiones de éste se podrá dividir a su vez en flujogramas de segundo nivel, que serán accesibles mediante funciones de ampliación o 'zoom' del primer diagrama. En el caso de los procesos abiertos se requiere igualmente la flexibilidad para que los flujos puedan ser controlados desde el nivel más alto de la jerarquía de modo más genérico hasta los niveles jerárquicamente más bajos con un grado mayor de detalle ('zoom' de procesos).
- Funciones de definición de tareas y procesos que permitan la definición de los atributos de las tareas, entre otros, los sujetos competentes, la definición de tiempos, en su caso y la información asociada a la tarea como datos heredados de otra tarea o los valores asignados directamente a la tarea en función de procesos o tareas anteriores.
- Funciones de soporte gráfico.
- Funciones de definición de reglas de la base de conocimiento con tratamiento de excepciones y encaminamiento condicionado.
- Validación de reglas y encaminamiento de pasos, equilibrado de cargas y eficiencia.
- Funciones de encaminamiento de objetos.
- Funciones de definición de formularios con soporte gráfico WYSIWIG y dinámico.
- Funciones de definición de sujetos. Para garantizar la seguridad y confidencialidad el sistema debe tener funciones para definición de los sujetos (usuarios y grupos de usuarios) y sus correspondientes permisos.
- Funciones de generación de informes y listados. El sistema dispondrá de un generador de informes configurable por el diseñador de la aplicación, mediante el que se puedan dise-ñar los diferentes listados que se deseen obtener a partir de la ejecución del flujo de trabajo, como listados de tareas, de procesos, de rendimientos o de estadísticas de uso.
- Funciones de creación, modificación y supresión de reglas simples desde una interfaz gráfica amigable.
- Funciones de creación, modificación y supresión de reglas complejas con un lenguaje de programación de tipo interpretado ('script'), o bien con un lenguaje compilado estándar del mercado.
-Funciones de catalogación de tipos. El sistema deberá disponer de funciones de catalogación de los datos suministrados durante la fase de diseño, esto es, de los procesos y tareas específicos, de modo que se almacenen en catálogos del sistema como tareas-tipo, procesos-tipo, reglas-tipo o estados, de una forma que sean reutilizables sus definiciones en otros procesos.
- Funciones de creación, modificación y supresión de tareas automatizadas encuadrados en librerías para que el sujeto autorizado pueda establecer enlaces de tareas con tareas automatizadas para automatizar los procesos y realizar el encaminamiento de objetos.
- Funciones de tipificación de procesos, tareas, sujetos y estados; funciones de atribución de competencias.
- Funciones de integración a través de distintas API's.
- Soporte ODBC, DDE y OLE.
- Facilidades de monitorización, proporcionando la representación gráfica del flujograma y la información necesaria para que el supervisor de la herramienta de flujo de trabajo pueda visualizar o imprimir en cualquier momento el estado de los procesos, la ejecución de un procedimiento, el estado en que se encuentra el proceso global, los procesos parciales, acabados o en ejecución, los tiempos de ejecución y otros.
- Facilidades de resignación dinámica de tareas, reglas, prioridades y permisos.
- Facilidades de simulación, que permitan deducir y visualizar cuál sería el desarrollo del flujo de trabajo, simulando la ejecución de procesos y de reglas de encaminamiento, de forma que se puedan prever errores de diseño del flujo o detectar cuellos de botella en la ejecución.
- Facilidades de información, proporcionando estadísticas parametrizables, al menos por tiempo y coste, que faciliten el análisis de cargas y de productividad, tanto para casos pasados como casos en curso.
- Facilidades de gestión de la seguridad, en particular de los aspectos de confidencialidad teniendo en cuenta el uso de claves públicas, privadas y posible cifrado; de disponibilidad incluyendo la recuperación autómatica frente a caídas; y de integridad atendiendo a la coherencia interna de los procesos.
El usuario podrá obtener listados e informes de los procesos asignados, y conocer el status de los envíos con posibilidad de aceptarlos o no. Dispondrá además de un sistema de alertas y notificación de problemas, tales como vencimiento de plazos, fechas límites traspasadas, entregas rechazadas o tareas automatizadas no disponibles.