El pasado jueves, 29 de abril, tuvo lugar en Barcelona una charla gratuita sobre la Gestión efectiva del tiempo. Al final del texto, y gracias a la deferencia del ponente, tenéis la presentación utilizada.
Esta charla se enmarca dentro del servicio al socio sobre la Gestión de la carrera profesional, y fue impartida por Iñaki Bustínduy, colaborador de la asociación y la persona que ofrece este servicio a ATI.

Iñaki estructuró la sesión en veinticuatro puntos, como si se tratara de las veinticuatro horas de un día, y los separó en dos bloques.

Los doce primeros puntos hacían mención a la parte emocional que afecta a nuestro tiempo, y bajo el título de "Timing Leadership" nos contó la diferencia entre el tiempo que pasa -días, semanas, estaciones…- y nuestro tiempo existencial –qué hacemos y cuándo lo hacemos-, qué valor le damos al tiempo, cómo lo percibimos en según qué situaciones, nuestra jornada laboral, dilación a la hora de afrontar tareas o compromisos, la relación con los otros...

En la segunda parte, titulada “Timing Management” se centró en aspectos organizativos, en cómo nos planificamos nuestro día a día y nuestra jornada laboral sobretodo. Desgranó cuestiones que tienen que ver con la necesidad de visionar lo que debemos hacer durante el día, la semana o los siguientes quince días, por ejemplo, de cara a tener en cuenta posibles contratiempos que puedan surgir (si tenemos que coger el tren para ir a una reunión, prever posibles retrasos, o si vamos en coche, tener presente que el parquímetro más cercano está estropeado y nos tenemos que ir quinientos metros más allá en busca de otro, etc.).

Otros asuntos a la hora de gestionarnos nuestro tiempo son el marcarte unos objetivos, pero que estos sean reales, no quimeras, y aquí describió un recurso muy interesante y útil, y es la teoría SMART. Los objetivos tienen que ser específicos (S), medibles (M), asumibles (A), que comporten un reto (R) y acotados en el tiempo (T). Y esto tiene que ver con la planificación y la importancia de marcar unos límites, saber distinguir que tareas son las más latosas y elegir bien el momento óptimo de hacerlas, pues, aunque fastidiosas, se tienen que hacer. Igualmente, con las tareas más a largo plazo, llamadas elefantes, emplear el sentido común. No pretendamos aprender un idioma en dos días porque fracasaremos y lo dejaremos, sino planteemos el ir paso a paso y hagamos una previsión a un año vista.

Esta última parte estuvo, como se ha dicho anteriormente, muy enfocada a nuestra jornada laboral, e Iñaki destacó la conveniencia de prepararse bien las reuniones, con un buen orden del día y temporalizando cada punto, así como vigilar mucho la reuniones informarles, aquellas en las que te viene el compañero a la mesa a explicarte la juerga de la noche anterior.

En ese sentido, tanto Iñaki como los asistentes coincidieron en que la comunicación entre los empleados y la dirección, o entre los miembros de un equipo de trabajo, es primordial para que toda este gestión del tiempo sea realmente eficaz. Y no solo a nivel laboral, sino también a nivel personal y familiar.

>> Presentación utilizada en la charla.